Em qualquer trabalho de trabalho com conhecimento, você está realmente desempenhando dois papéis diferentes ao mesmo tempo: você é simultaneamente o "chefe" e o "trabalhador". Você é responsável por:
- Decidir qual é o seu trabalho (modo chefe)
- Executar o trabalho (modo trabalhador)
- Lidar com novas entradas de informações (modo de trabalho) e reagir a elas para decidir se deseja alterar suas prioridades como resultado (modo de chefe)
Isso cria um conflito imediato e um sério potencial de indecisão sobre qual papel deve ter sua atenção em diferentes momentos do dia: você passa mais tempo no modo chefe (pensando e analisando seu trabalho, garantindo seu sucesso, planejando seus próximos passos) ou no modo de trabalhador? Naturalmente, a grama é sempre mais verde: o tempo que você passa no modo chefe pode lembrá-lo de todas as coisas que você precisa fazer nas trincheiras.
No entanto, enquanto você tenta fazer uma lista de tarefas, você fará anotações mentais sobre todos os novos projetos que precisam de um tempo precioso para pensar. É aqui que entra a "gestão da atenção" - seu novo melhor amigo na batalha contra o estresse e a sobrecarga de informações.
O que "atenção" realmente significa?
Sua atenção é um recurso mais limitado que seu tempo.
Você pode sentir como se estivesse em reuniões consecutivas o dia todo, e são 16h. antes que você tenha a chance de obter qualquer horário de trabalho, finalmente analisar os e-mails, acompanhar sua leitura e planejamento e assumir o controle. Nestes dias, você pode realmente sentir que está com pouco tempo, não com atenção. Errado. Sua atenção é uma moeda a ser gasta e, se você optar por dedicar até 80% de sua atenção às reuniões, não se surpreenda se esses 20% finais de sua atenção equivalerem a pouco mais do que lidar com alguns e-mails , seguido pelo tempo gasto olhando para o espaço e se sentindo sobrecarregado. Mas não se engane, dizendo que foi culpa de mais alguém - se você começar a pensar no tempo gasto nas reuniões, não apenas em termos de tempo que você perde, mas também em termos de atenção e energia gasta, você logo perceberá que é complexo. e reuniões difíceis são uma grande perda de recursos pessoais.
Atenção é a sua moeda. O tempo pode ser gasto, mas ainda é preciso prestar atenção. Cuide dessa moeda, pois é a moeda mais valiosa do mundo.
Níveis de atenção
Em um dia normal, você terá diferentes níveis de atenção. Para facilitar, uma análise bruta pode destacar três tipos diferentes de atenção:
1. Atenção proativa: é aqui que você está totalmente focado, alerta, na zona e pronto para tomar suas decisões mais importantes ou executar suas tarefas mais complexas.
2. Atenção ativa: é aqui que você está conectado, acompanhando, mas talvez sinalizando um pouco. Você é facilmente distraído, ocasionalmente brilhante, mas muitas vezes desleixado também.
3. Atenção inativa: as luzes estão acesas, mas ninguém parece estar em casa. Não resta muita inteligência, e é provável que você lute com tarefas complexas ou difíceis. Sua atenção aqui não é inútil, mas seu valor é limitado.
Obviamente, essas são demarcações grosseiras e artificiais, mas úteis para se pensar ao tentar maximizar sua produtividade por meio de um bom gerenciamento de atenção. Passei os últimos dois anos observando minhas tendências e fluxos de gerenciamento de atenção e conversando com outras pessoas sobre seus próprios padrões. Aqui está um padrão que vejo regularmente. É a "pessoa da manhã" clássica:
8–9 da manhã Atenção ativa. Viajar e chegar ao trabalho. Café chegando. Leitura, reflexão ou e-mail.
9h11 atenção proativa. Ou é gasto esmagando a coisa mais difícil da sua lista ou é perdido na reunião ou nos e-mails chatos de outra pessoa.
11h-13h Atenção Ativa. Estamos de volta ao meio, fazendo um bom trabalho (mas não um ótimo trabalho).
13:30 - 15:30 Atenção inativa. Pós-almoço. O dia está se arrastando. Teve muitos carboidratos para o almoço. Lutando por concentração. O café também está começando a ficar um pouco doentio.
15:30 - 16:30 Atenção ativa. Segundo vento! Viva! Fazendo algum trabalho razoável novamente.
16:30 - 17:30 Atenção inativa. A queda oficial da cafeína. Embaralhe alguns papéis ou trabalhe arduamente para que o e-mail seja enviado antes de voltar para casa.
Quanto tempo de atenção proativa temos aqui?
Menos do que você pensa. Duas a três horas por dia, de segunda a quinta-feira e algumas horas na sexta-feira, provavelmente.
Programe seu trabalho com base no seu nível de atenção
Todo trabalho terá uma série de tarefas. Isso geralmente varia de tomar grandes decisões sobre o que fazer e quando fazê-lo, até atualizar as informações de contato, arquivar itens ou trocar o cartucho da impressora. Quando você começar a se concentrar nos níveis de atenção, começará a perceber que é um desperdício criminal trocar o cartucho da impressora durante um período de atenção proativa. É como usar uma marreta para quebrar uma noz, embora nesse momento provavelmente não pareça diferente quando você troca o cartucho da impressora em outro momento. Sim atto gerenciamento de entradas é certamente um jogo sutil.
Vale a pena pensar em seus pontos fortes e fracos naturais aqui. Salve as tarefas que considera particularmente difíceis quando seu nível de atenção é proativo, deixe as coisas intensas, porém mais fáceis, para os momentos de atenção ativa e tente economizar as coisas fáceis ou sem graça para quando você é capaz de pouco mais.
Embora existam padrões para sua atenção proativa, ela muda de um dia para o outro e, às vezes, de um minuto para o outro. Portanto, para poder agendar ou selecionar seu trabalho adequadamente ao seu nível de atenção, você precisa ter todas as opções possíveis à sua disposição, para que você esteja sempre livre para fazer escolhas conscientes a partir de uma posição de calma confiante e zen. Uma vez que muito do trabalho no modo chefe de definir as melhores maneiras de realizar suas tarefas precisa ser realizado quando você tem a atenção proativa disponível para poder tomar decisões críticas e estratégicas, você precisa garantir que pensa quando a atenção é proativa. Terminar esse pensamento é o que oferece a melhor variedade possível de opções e as melhores informações possíveis para apoiar suas decisões sobre o que seu trabalhador deve estar fazendo.
Por esse motivo, priorizar sua atenção proativa para as partes pensantes do seu trabalho, e não para a realização, deve ser uma meta fundamental para qualquer Ninja de produtividade.
Aumentando sua atenção: tornando a atenção inativa ativa, tornando a atenção ativa proativa
Na verdade, se você sente que sua mente está em um período real de atenção inativa, é impossível fazer muito a respeito. Você já está cansado, sem foco, talvez sem motivação. Aqui estão algumas correções de curto prazo - os emplastros persistentes do gerenciamento de atenção.
Alterar a visualização
É possível enganar temporariamente seu cérebro a um curto período adicional de atenção ativa se você estiver se sentindo lento e inativo. Para fazer isso, você precisa sacudir seu cérebro para precisar sentir o caminho de novo. Se me for pedido que facilite uma longa reunião, pedirei às pessoas que mudem de cadeira à tarde e enfrentem uma direção diferente. Apenas esse pequeno movimento que muda a visão é suficiente para despertar sua consciência e levá-la a uma atenção crescente. Se você estiver trabalhando em um longo relatório, vá para uma nova parte da sala a cada meia hora ou mais. Se você estiver trabalhando em uma planilha do Excel, altere todas as fontes para vermelho e verde por meia hora e depois altere tudo novamente. Esses ajustes na perspectiva podem realmente ajudar a mantê-lo um pouco mais do que realmente tem energia.
Mude o jogo
Se você está realmente lutando para manter o foco, mude o jogo a cada 30 a 60 minutos. Não se detenha nesse relatório, olhando para o espaço; em vez disso, faça meia hora de email, meia hora do relatório, meia hora de algo completamente diferente, meia hora do relatório e assim por diante. Mantenha sua atenção na ponta dos pés e siga em frente.
Tome um Ar
Saia e faça uma caminhada rápida. O ar fresco nos pulmões, o movimento, as mudanças nas vistas, sons, cheiros e padrões de pensamento o despertarão novamente pelos próximos instantes. Se você não puder sair, basta abrir uma janela e respirar fundo um pouco de ar fresco, com cinco minutos apenas para admirar a vista e observar o ambiente. Esse tempo para "apenas ser" é precioso e, novamente, despertará os sentidos e voltará sua atenção à marcha.
A mágica de criar focos de atenção adicionais
Finalmente, e se você pudesse encontrar mais focos de atenção onde antes não havia? Não estou falando de estender seu horário de trabalho aqui, mas talvez usando alguns dos pontos do seu dia que você talvez não tenha considerado. A oportunidade está em todo lugar - desde que estejamos preparados.
Chamadas e caminhadas
Todos os dias tenho pelo menos dois períodos em que ando em algum lugar por cinco ou dez minutos. É aqui que faço a maioria das minhas chamadas telefônicas. Por que fazer ligações quando estou na minha mesa e tenho tantas outras coisas disponíveis para mim, quando posso fazer isso quando, caso contrário, eu estaria apenas andando? Não posso fazer essas ligações a menos que esteja preparado. Preciso de uma disciplina regular para adicionar números de telefone aos meus contatos e de uma lista atualizada regularmente das chamadas que posso fazer em movimento.
Leitura e espera
Da mesma forma, mantenho um arquivo físico e um digital dos materiais de leitura. Meu arquivo físico de "Leitura" é simplesmente uma carteira de documentos A4. Ele mora na minha bolsa e está sendo constantemente preenchido e esvaziado. Para leitura digital, geralmente uso o Evernote, embora Pocket e Instapaper sejam ótimos também. A função de clipper da Web do Evernote permite que eu salve os artigos do site e depois retorne a eles mais tarde (sem a necessidade de uma conexão com a Internet). As salas de espera de trens e dentistas são lugares muito melhores quando o que você precisa ler lá é realmente útil. Às vezes, também é bom acompanhar sua leitura em casa por uma hora, enquanto relaxa com uma xícara de chá, em vez de ler essas coisas em sua mesa.
Pensando e viajando
Um dos meus colegas da Think Productive mora nos arredores de Londres e viaja de moto pela cidade. Mantendo uma lista de todas as grandes decisões e pensando que ele está chegando, ele pode se referir a isso antes de girar a chave e dar partida no motor; isso o configura para usar esse tempo de maneira realmente produtiva. Por vários anos, morei em Londres e andei de moto (de longe a melhor maneira de percorrer a cidade), mas tudo que eu conseguia pensar quando andava de bicicleta era: "Não morra, não morra, não morra ", por isso estou impressionado com a confiança necessária para usar esse tempo também para um pensamento útil! Existem muitos outros exemplos de ocasiões em que uma "Lista de pensamentos" é útil: nos aeroportos, nas filas, ao dirigir, enquanto assiste a funções com as quais você realmente não se importa, ou assiste a filmes que seu parceiro queria ver, mas você odeia ( faça isso sutilmente!) e muito mais. Uma ótima dica é manter essa lista sincronizada com o seu telefone. Como você sempre tem seu telefone com você, a lista está sempre lá quando você encontra uma oportunidade. Novamente, você precisa estar preparado para que isso funcione!
Café e conversas
Pense em todos os e-mails internos que circulam pelo escritório de pessoas que ficam a poucas mesas de distância. Enquanto a chaleira estiver sendo fervida ou o café feito, use esse tempo para ter conversas rápidas em resposta a alguns desses e-mails. Antes de tomar uma bebida, faça uma varredura rápida da sua caixa de entrada de e-mail, escolhendo dois ou três alvos em potencial. Então, seu objetivo é caçá-los entre agora e quando você se senta com sua bebida quente. Faça disso um jogo! Particularmente, foque nas conversas que são muito mais fáceis de fazer pessoalmente do que no e-mail, o que poupará um pouco de tempo mais tarde. Às vezes, uma maneira útil de decidir isso é pensar em quais emails podem levar você a responder com uma série de perguntas - geralmente em uma conversa de mão dupla, o número de perguntas que você precisa responder é seriamente reduzido.
Para saber mais sobre produtividade Ninja veja o livro abaixo:
Artigo Original em Inglês: https://zapier.com/blog/productivity-ninja-attention-management/